Les outils basés sur l'intelligence artificielle (IA), tels que Otter, Trint et Fathom, sont de plus en plus utilisés pour enregistrer, transcrire et produire des résumés de réunions, mais ils ne sont pas encore parfaits, selon des experts.
Les outils d'aide à la prise de notes, à la transcription et à la synthèse basés sur l'IA ont connu un essor fulgurant ces dernières années. Les conseils d'administration, les médecins et les jeunes professionnels comptent parmi leurs utilisateurs les plus fervents.
Les utilisateurs les apprécient vraiment, car ces outils peuvent alléger un travail fastidieux lié aux réunions, permettre aux participants de se concentrer davantage sur la discussion en cours et réduire le temps nécessaire pour récapituler ce qui s'est passé.
Kael Campbell, président de Red Seal Recruiting Solutions, dit que son cabinet de recrutement utilise la plateforme d'entretien HoneIt depuis environ quatre ans. Il apprécie le fait que les transcriptions qu'elle produit sont souvent plus complètes que ses propres notes.
«Je ne prenais pas de notes au mot à mot, mais maintenant, nous avons des transcriptions complètes. Si un client me pose des questions très spécifiques, je peux y revenir», a-t-il déclaré.
Mais il y a un hic, selon les experts. La grande diversité des outils et le manque de transparence qui les entoure parfois contribuent à créer un terrain miné en matière de confidentialité.
«Nous entrons en quelque sorte dans une phase où je pense qu'il n'est plus possible de passer une semaine sans entendre parler d'un problème lié à l'IA ou d'une violation de données quelque part», souligne Nicolas Joubert, associé du cabinet d'avocats MLT Aikins, de Winnipeg.
Ces outils présentent autant de risques que d'avantages. Des experts déplorent qu'ils génèrent souvent un volume considérable de données, parfois truffées d'erreurs et d'informations personnelles. Cela soulève toute une série de questions relatives à la vie privée.
Les risques commencent par ce qui est enregistré. Ces outils ne font pas la différence entre les banalités habituelles sur la météo, les loisirs ou la politique qui ponctuent les réunions et le contenu réel d'une conversation. Ils capturent et résument des détails inutiles, mais souvent très personnels, dit M. Joubert.
Ils ne peuvent pas non plus déterminer quand une réunion devient «un huis clos» et continuent d'enregistrer.
«Tout à coup, toutes ces discussions à huis clos viennent d'être diffusées à l'ensemble des participants à la réunion, ce qui pose évidemment un énorme problème», explique Teresa Scassa, titulaire de la Chaire de recherche du Canada en droit et politique de l'information à l'Université d'Ottawa.
Parfois, les notes ne sont pas exactes non plus. Lorsque le son n'est pas très bon ou que les systèmes ne connaissent pas certains mots, les outils devinent ce qui a été dit, plutôt que de noter que cette partie de la réunion était inaudible.
Ils peuvent également halluciner, un terme utilisé pour décrire le fait que les systèmes d'IA génèrent des informations qui sont fausses.
Les problèmes potentiels vont au-delà des performances de ces outils.
Les données capturées par leurs produits peuvent être utilisées pour former de nouveaux modèles d'IA et, souvent, les enregistrements et les transcriptions sont stockés dans le nuage, ce qui les rend vulnérables aux fuites et aux violations.
«Les données sont-elles stockées à l'étranger ? Sont-elles traitées et vendues à des tiers, sur une base non agrégée et identifiée ? Vos données sont-elles utilisées pour former d'autres modèles ? D'autres parties, clients, abonnés ou utilisateurs finaux ont-ils accès à vos données lorsqu'elles sont intégrées au système ? s'interroge M. Joubert. Il y a toutes sortes de questions que vous devez vous poser et auxquelles vous devez trouver des réponses satisfaisantes avant d'envisager sérieusement la mise en œuvre de ces systèmes.»
Nos deux experts recommandent aux utilisateurs de vérifier attentivement leurs paramètres afin de ne pas enregistrer et diffuser involontairement des informations. Ils ajoutent que lorsqu'une personne utilise un outil d'IA, elle doit en informer les autres participants et tenir compte de leurs éventuelles réticences.
M. Joubert conseille aux particuliers et aux entreprises d'étudier attentivement les conditions d'utilisation afin de comprendre le type d'accès et de droits qu'ils accordent au logiciel et ce qui peut mal tourner.
«Il n'est peut-être pas surprenant que la plupart des grands fournisseurs aient tendance à vouloir faire porter une grande partie de ce risque et de cette responsabilité au client.»
Bien qu'il reconnaisse la valeur des outils de réunion basés sur l'IA et qu'il sache que la plupart des propos tenus lors des réunions peuvent sembler anodins, M. Joubert rappelle qu'il existe un danger dès lors que ces informations peuvent être consultées par quelqu'un d'autre ou combinées à d'autres détails provenant des réseaux sociaux ou de fuites de données.
«Vous ne voudriez probablement pas vous tenir à un coin de rue très fréquenté avec un panneau publicitaire affichant ces informations à l'heure de pointe, a-t-il déclaré. Ce n'est vraiment pas différent.»
Tara Deschamps, La Presse Canadienne
